الأهداف :

-تتبع وتقييم نتائج الأعمال المنجزة من طرف الجمعية خلال الفترة السابقة 

-برمجة أنشطة الفترة المقبلة 

من يحضر الاجتماع :

-أعضاء المكتب 

المدة :

تحدد من طرف المكتب بحسب جدول الأعمال وعموما لا يجب أن يتعدى الساعتان لتجنب الملل وضمان استمرارية حضور أغلب أعضاء المكتب .

الوثيرة :

بحسب حجم الجمعيات والنظام الداخلي ، فان كانت للجمعية لجان كثيرة منظمة بشكل محطم أولديها طاقم اداريفمن المستحسن أن ينعقد المكتب كل ثلاثة أشهر. أما ان كانت الجمعية لا تتوفر على قاعدة عريضة من الأعضاء النشيطين فمن الأفضل أن ينعقد المكتب المسير مرة كل شهر.

أين :

في مقر الجمعية وذلك لتفادي النفقات ،ولإذكاء الروح في مقر الجمعية ، وللقرب من الوثائق ان ظهرت الحاجة الى ذلك خلال الاجتماع .

المحتوى :

 الحصة الأولى :

   -التذكير بمختلف الأنشطة المنجزة خلال الفترة السابقة 

   -مناقشة النتائج المحققة 

   -مناقشة الأنشطة غير المنجزة 

   -توصيات من أجل تحسين المردود 

الحصة الثانية :

  -برمجة أنشطة الفترة المقبلة 

  -اتخاد القرارات من أجل من أجل وضع أسبقيات الانجاز 

الاختتام :

التذكير بمختلف القرارات المتخذة.

انعقد بتاريخ  .................... بين الموقعين أسفله

اجتماعا تأسيسيا للجمعية التي بعد بسط المقترحات ومناقشتها تقررتسميتها جمعية................. التي ستتخذ مقرا لها................... كما تم التراضي والاتفاق على فصول القانون الأساسي المنظم لها.

  وبعد ذلك تم الاتفاق على تشكيل المكتب المسير للجمعية حسب الآتي تسطيره :

             - السيد                المهمة                 التوقيع

             - السيد                المهمة                 التوقيع

    

              - السيد                المهمة                 التوقيع  

             - السيد                المهمة                 التوقيع

وحرر هذا المحضر تأريخا لميلاد الجمعية قصد الإدلاء به قانونا عند الاقتضاء بعد توقيع الرئيس عليه.

إذا كان المكتب المسير هو الجهاز التنفيذي بامتياز داخل أغلب الجمعيات ، فان الاقتصار على هذه المهمة يجعل منه المتدخل الوحيد في إقرار ، وتخطيط ، وتنفيذ الأنشطة ، وبالتالي :

  -تصعب عملية المراقبة المستمرة لعمله .

  -تضعف الجمعية ، بحيث يصير أعضاء المكتب  هم الأعضاء الأكثر نشاطا داخل الجمعية بينما ينصرف الأعضاء عنها لعدم قدرتهم على المشاركة وإحساسهم بعدم الجدوى والنفع .

لذلك عوض إن تتسم مقاربة المكتب بالتدخلية ، يحسن أن يلعب المكتب دور المنظم والمسهل لعمل الأعضاء والهياكل ، الضابط لإستراتيجية العمل ، والوسيط في حل المشاكل والنزاعات ويفوض عمله اقتراح وتنفيذ الأنشطة للجان . ولأجرأة ذلك ، يمكن تلخيص وظائف المكتب المسير في الآتي :

  -هيكلة وتنظيم اللجان

  -التخطيط 

  -المصادقة 

  -المتابعة والمراقبة 

  -التقييم 

  -تعبئة الموارد المالية والكفاءات المهنية 

1-هيكلة وتنظيم اللجان :

لتنفيذ التوجيهات الإستراتيجية للجمع العام ، تصبح أولى مهام المكتب المسير هي إحداث اللجان حسب الاختيارات ومجالات التدخل التي ستساعد على بلورة هذه التوجيهات إلى أنشطة  . من اهمم وظائف المكتب المسير هو إعداد الهياكل الكفيلة بالسماح للأعضاء بالعمل بشكل تنظيمي محكم . واللجان هي إحدى الطرق  التي أتبتت التجربة نجاعتها في التسيير وإدماج الأعضاء في العمل اليومي للجمعية والانجاز الفعال للأنشطة . لذلك تبقى هيكلتها هي العملية الكفيلة بتوجيه كفاءات الجمعية و استثمارها بشكل أفضل من أجل ضمان فعالية قصوى وأداء متميز .

2-التخطيط :

وج الاعتماد على التخطيط كأداة أساسية لتحقيق لتحقيق البرامج .والتخطيط الذي يأخدبعين الاعتبار حاجيات الفئات المستهدفة هو الذي يحقق الآثار المبتغاة .ولنجاح عملية التخطيط يجب توفر عنصرين اثنين : الدقة والتخصص .

3-المتابعة والمراقبة :

أهم دور يمكن القيام به المكتب هو متابعة الانجازات والسهر على حسن سيرها

4-تعبئة الموارد المالية والكفاءات البشرية :

لكل نشاط كلفة والكلفة أنواع :وقت ، جهد ،ومال ،يحسن ان يخطط المكتب المسير لعمليتي تعبئة الموارد المالية والكفاءات البشرية .

هناك مصدرين للموارد المالية للجمعية : الموارد الذاتية للجمعية والمنح والاعانات والهبات.

لائحة الحضور بالجمع العام التأسيسي

لائحة الأعضاء المؤسسين

التاريخ : ....................

المكان : .....................

الحاضرون :

لا يهم أن يكتب الغائبون لأن الاجتماع يمكن أن يعقد بمن حضر ومقرراته تلزم الغائبين بالضرورة لما لذلك من تأثير على وثيرة التنفيذ .

.........................................................................................

.........................................................................................

الاخبارات الأساسية حول الأنشطة :

يجب كتابة ما تم انجازه من أنشطة خلال الفترة ما بين الاجتماعين بشكل مركز .

.........................................................................................

.........................................................................................

.........................................................................................

.........................................................................................

.........................................................................................

التوصيات :

يجب تحديد ما تم تقريره والتركيز على الترتيب حسب الأولويات .

.........................................................................................

.........................................................................................

.........................................................................................

.........................................................................................

حرر بتاريخ :.................. 

الإمضاء :